خصائص الرسالة الإدارية المرفقة نظرًا لأن نجاح النظام يعتمد إلى حد كبير على جودة المعلومات المتبادلة بين وكالات المستخدمين، فقد تم تطوير إرشادات تحدد الرسائل الإدارية “المناسبة” وسيتم اتباعها عند إرسال أي نوع من الرسائل الإدارية.
ويجب أن يكون الخطاب الإداري كاملاً حيث أنه خطاب رسمي تابع المقالات الموجودة في الموقع لمعرفة خصائص الخطاب الإداري المرفق.
رسالة إدارية
الخطاب الإداري، أو كما يطلق عليه أيضًا خطاب رسمي، هو اتصال مكتوب بين شخصين.
قد يكونون مشهورين وقد لا يكونون، لكن على أي حال لديهم علاقة بعيدة ومحترمة تجبرهم على الحفاظ على لغة رسمية.
الشخص الذي يكتب الرسالة يسمى المرسل أو المرسل، والشخص الذي تكتب إليه يسمى المستلم، وهو الشخص الذي يتلقى الرسالة.
تُستخدم الرسائل الإدارية بشكل شائع للتواصل بين الشركات والمؤسسات رفيعة المستوى والوكالات الحكومية وغيرها.
انظر أيضًا: معلومات المكتبة الرقمية بجامعة الملك عبد العزيز
استخدم رسالة إدارية
الرسالة الإدارية هي رسالة حرة الشكل تسمح لمستخدمي شبكة بيانات العدالة الجنائية (CJDN) بالتواصل مع بعضهم البعض.
يمكن استخدام هذا النوع من الرسائل لطلب معلومات أو مساعدة أو الاستجابة لطلبات من وكالات أخرى.
تُستخدم الإشعارات الإدارية أيضًا لنقل أي نوع تقريبًا من معلومات العدالة الجنائية الرسمية غير المرتبطة بنوع معين من الإشعارات.
يمكن أيضًا استخدام خطاب إداري لطلب خطاب على مستوى الولاية أو الإقليم أو جميع النقاط.
يسمح البث الإقليمي للوكالة بإرسال رسالة إدارية إلى منطقة أو مناطق.
ستقرر كل ولاية في منطقة (مناطق) العنوان ما إذا كنت تريد بث رسالة على مستوى الولاية أم لا.
خصائص الرسائل التنفيذية
يمكنك اتباع الخصائص التالية لكتابة خطاب إدارة مناسب وهذه الخصائص تشمل:
لغة رسمية
- تتطلب اللغة الرسمية الاستخدام الصحيح للمفردات والقواعد النحوية والإملائية السليمة، ويجب أن تكون المعاملة بعيدة ومحترمة.
- إن تعامل المرسل مع المستلم متروك لك ؛ لا تمزقها أبدًا، بغض النظر عن عمر المستلم والمسمى الوظيفي، وما إذا كان المرسل يعرف ذلك.
- وبينما يجب التعامل مع اللغة باحترام، فإن هذا لا يعني ترك اللطف جانبًا.
نوايا محددة
- لا تتم كتابة أي رسالة إدارية بدون غرض وغرض محددين، ويهدف هذا النوع من الرسائل إلى توصيل شيء ما إلى المستلم أو طلب المعلومات التي يحتاجها المرسل.
- في كلتا الحالتين، يتم البحث عن المتلقي بشكل إيجابي ومستعد بشكل إيجابي لمواصلة تدفق الاتصالات حتى يتم تحقيق أهداف المرسل.
- يجب أن تكون المعلومات المقدمة دقيقة وكاملة قدر الإمكان.
طول الرسالة
- عادة ما تكون الرسالة الإدارية قصيرة ومحددة ودقيقة، وتتبع التحيات والمجاملات المناسبة.
- كما هو شائع في المنظمات أو الأعمال التجارية أو الحكومة أو بين شخصين غير مرتبطين ارتباطًا وثيقًا، فلا فائدة من التفرع أو الاستطراد أو شرح الموضوعات غير المركزية.
- لذلك، يجب ألا تتجاوز الإشعارات الإدارية عادةً صفحتين.
انظر أيضًا: استمارات الشكوى وتنسيق الخطاب إلى مكتب العمل ضد المؤسسة
يعاملون ويرحبون
- يجب أن تكون المعاملة رسمية ويجب أن تتضمن الوظيفة أو المهنة أو المسمى الوظيفي للمستلم، على سبيل المثال: رئيس، طبيب، أستاذ، إلخ، متبوعًا أو بدون لقب، ويجب تجنب الاسم أو اللقب كتحية.
- إذا كان المستلم متزوجًا، فيجب معاملته على أنه سيد وسيدة، كما هو الحال في بعض البلدان، يُنظر إلى النواب وأعضاء مجلس الشيوخ على أنهم “فخريون” وفي بلدان أخرى قد يكونون “أسياد لامعين”.
- الأمر نفسه ينطبق على المناصب الحكومية الأخرى أو ألقاب النبلاء، لذلك من المهم معرفة بروتوكول كل دولة.
- إذا لم يكن المرسل إليه معروفًا، فيمكن استخدام صيغ غير شخصية مثل “لمن يهمه الأمر” أو ببساطة “سيدي العزيز” أو “سيدتي العزيزة”.
- بالنسبة إلى التحية، يجب إضافة بعض قواعد الأدب، على سبيل المثال، “عزيزي”، “محترم”، إلخ.
الجسم
- يجب أن يبدأ محتوى الرسالة أيضًا بقاعدة التأدب، على سبيل المثال: “أثناء الهدية …”، “أنا أكتب إليك …”، “بخصوصك بخصوص …”، “أعط الهدية إلى…”.
- أو بعض البروتوكولات الأقل مثل “أولاً وقبل كل شيء، اقبل التحية الودية …”.
- يجب أن تحتوي الرسالة على فقرات قصيرة ومنظمة جيدًا، ويجب أن تكون الرسالة واضحة ومحددة ولا لبس فيها.
- إذا كان طلبًا، فيجب تقديمه مباشرة ؛ إذا كانت رسالة إعلامية، فأنت بحاجة إلى الوصول مباشرة إلى هذه النقطة.
- ضع في اعتبارك دائمًا أن المرسل إليه شخص مشغول ولا يريد إضاعة الوقت في الخطب غير الضرورية أو التي يصعب فهمها.
وداعا
- يجب أن يكمل الوداع الفكرة الرئيسية للرسالة، ويعزز الغرض والعمل الذي يتوقعه المرسل من المتلقي (“أنا في انتظار إجابتك”، “آمل أن تكون المعلومات مفيدة”، وما إلى ذلك). ).
- أكثر أنواع إغلاق الرسائل الإدارية شيوعًا هي “مع خالص التقدير” أو “مع خالص التقدير”، هذه النماذج مفضلة على الأشكال العامية مثل “التحيات الودية”، “التهاني”، “العناق”، إلخ.
- بعد ذلك، من الضروري وضع توقيع مطبوع (الاسم المطبوع واللقب)، وكذلك الأحرف الأولى من اسم المرسل.
- كما يجب أن يشير إلى منصب أو لقب المرسل، أي “طبيب”، “مهندس”، “أستاذ”، متبوعًا باسمه الأول واسم عائلته.
- والعنوان في سطر منفصل: “رئيس هيئة التقييم”، “سفير الجمهورية …”، “الأمين العام”، إلخ.
بيانات أخرى
- في الجزء السفلي من الرسالة وبعد توقيعها، إذا لزم الأمر، يمكن وضع شرح للمرفقات أو أسماء الأشخاص الذين سيتلقون نسخة من الرسالة.
التغليف
- يجب إرسال أي خطاب رسمي في مظروف، حتى لو كان المرسل والمتلقي في نفس المبنى (على سبيل المثال، اتصال بين الوكالات من نفس المؤسسة).
- يجب أن يكون حجم الظرف، اعتمادًا على ما سيحتوي عليه، ليس كبيرًا جدًا، ويجب طي الحرف بأقل قدر ممكن (بحد أقصى 2-4 مرات).
- لأنه ورق كامل تقريبًا أكثر إتقانًا من العديد من الطيات.
- دائمًا ما يكون اسم المستلم وتفاصيله في مقدمة الظرف ووسطه، بينما يمكن أن يكون اسم المرسل وتفاصيله على ظهر الظرف وأمامه أو في مقدمة الظرف وأعلى يساره.
- الربع الأيمن العلوي للجزء الأمامي من المغلف محجوز دائمًا للطوابع أو الطوابع.
- يجب أن يتم إغلاقها بعناية ولكن بإحكام لضمان سلامة محتوياتها، وفي بعض حالات البروتوكول الأنيقة.
للإجابة
- يجب أن يكون هناك رد على كل خطاب إداري ويجب أن يكون سريعًا وقصيرًا، مع الحفاظ على نفس الهيكل مثل الخطاب الإداري المستلم.
- الخطاب الإداري الذي لم يتم الرد عليه هو عمل غير محترم ووقح من جانب المتلقي يمكن أن يكون له تأثير معاكس تمامًا للنية الأصلية.
اقرأ أيضًا: كيفية كتابة نموذج شكوى ضد شخص
بعد عرض خصائص الرسالة الإدارية المرفقة، نأمل أن يكون المحتوى مفيدًا وسهل الفهم، ويمكنك حتى متابعة ما يحتويه لكتابة رسالة إدارية واضحة وذات صلة ومناسبة جدًا للطرف المستهدف.