مفهوم السكرتير التنفيذي وإدارة المكاتب له معانٍ كثيرة، وتعرف الشركات العديد من الأسماء والمصطلحات التي تُعطى للعديد من الموظفين، ومن أهمها الأسماء والألقاب مثل السكرتير والسكرتير التنفيذي.
مفهوم السكرتارية المسؤولة وحفظ السجلات
تم تطوير مفهوم السكرتير التنفيذي وإدارة المكاتب ؛ من أجل تزويد المشاركين بالمفاهيم الأكاديمية الحديثة المتعلقة بأعمال السكرتارية، وحفظ السجلات، ومهارات الإتيكيت والبروتوكول، بالإضافة إلى تطوير مهاراتهم في تنظيم الاجتماعات والتواصل مع الآخرين، إلخ.
السلوكيات التي يجب اتباعها من قبل مديري المكاتب والأمناء التنفيذيين وهذه الدورات موجهة لجميع العاملين في مناصب السكرتارية أو مديري المكاتب أو موظفي الإدارة العليا أو المرشحين المستقبليين لهذا الدور.
اقرأ من هنا: معهد الكمبيوتر والمعلومات الخاص
مفهوم السكرتارية
- يشير مصطلح (السكرتير) إلى مجموعة من الشركات التي تسعى إلى تقديم المساعدة الإدارية في المرافق، وتعرف أيضًا بالوظيفة المصممة لتزويد الإدارة بجميع المعلومات والبيانات التي تساعد في الحفاظ على الشركة وبيئة العمل وتطويرها لتوفير الوقت والطاقة و تقليل عبء العمل المتراكم المتعلق بالعمل اليومي.
- تعتبر أعمال السكرتارية من أهم المهام الإدارية في بيئة العمل، ويمكن إرجاع ظهور هذه الوظيفة إلى الثورة الصناعية في أوروبا.
- أولئك الذين يعملون في مجال السكرتارية يحرصون على الحفاظ على سرية جميع المعلومات والأمانة وسلطة العمل والقدرة على الكتابة والقراءة هي بعض المتطلبات الأساسية وأحد شروط الحصول على هذه الوظيفة.
- أما اسم السكرتير فيأتي من الترجمة الأصلية لكلمة Secret التي تعني سري، وتدل على أهمية هذه الوظيفة.
- السكرتير مسئول عن تتبع جميع المستندات والأوراق والملفات، ويأتي للعمل قبل الوصول إلى المدير أو الشخص المسؤول عن العمل الإداري.
- بمرور الوقت، يلزم عمل السكرتارية في معظم أماكن العمل مثل مكاتب المحاماة والشركات الخاصة والعيادات الطبية والمستشفيات.
سكرتير مسؤول
السكرتير التنفيذي هو أحد الأشخاص الذين يؤدون الوظائف الرئيسية في الهيكل الإداري ويعمل السكرتير التنفيذي لمعظم المهام حيث أنه حجر الزاوية في العمل والتطوير المؤسسي ودور السكرتير التنفيذي ملموس وضروري.
أهمية أعمال السكرتارية
مع ظهور التكنولوجيا الحديثة والأجهزة الإلكترونية (خاصة أجهزة الكمبيوتر)، تطور عمل قسم السكرتارية بشكل واضح، وتتزايد أهمية قسم السكرتارية، وهذا يعتمد على النقاط التالية:
- العمل معهم لتقليل ضغط العمل، وخاصة الضغط على المديرين ورؤساء الأقسام.
- تنسيق جميع أنواع العمل، بما في ذلك التحضير للاجتماعات والمناقشات وما إلى ذلك.
- تقديم جميع المعلومات اللازمة في الوقت المناسب.
- التأكد من سلامة طريقة الاتصال بين المدير والبيئة الخارجية والعكس بالعكس.
- التحقق من الوثائق والتحقق منها قبل موافقتها الرسمية.
خصائص السكرتير
للسكرتير عدد من الخصائص وهي:
- يعد الالتزام بالصدق في المعاملات من أهم خصائص الأمانة.
- يجب أن يكون السلوك الجيد مهذبًا.
- ذكي وسريع في العمل.
- القدرة على استخدام اللغة المناسبة للتعبير عن موضوع المناقشة بشكل صحيح.
- تحلى بالصبر والقدرة على العمل تحت الضغط.
- تأكد من تخطيط وتنسيق جميع المهام اليومية.
- قدرة ممتازة على الحركة والاستعداد للعمل فور انتهاء الدوام الرسمي.
- احترم الجميع ولا تحتقرهم.
عمل السكرتير
تعتمد الأمانة العامة على العديد من الوظائف المهمة في بيئة العمل، منها:
- راقب رسائل البريد الإلكتروني الواردة كل يوم وأرسلها في الوقت المناسب عندما تكون جاهزة.
- تأكد من تحديد المواعيد والتنسيق مع الآخرين وفقًا لجدول زمني منظم حتى يتمكنوا من مقابلة طبيب أو مدير أو مشرف.
- تأكد من تنفيذ جميع الوظائف التشغيلية والإدارية باستخدام معدات إلكترونية تدعم التطبيق الدقيق والصحيح.
- اعداد جميع التقارير والنماذج للموظفين والعملاء في مكان العمل.
شواغر سكرتير تنفيذي
- يتلقى السكرتير التنفيذي رسائل البريد الإلكتروني كل يوم، ثم يعرضها على المدير، ويعرض كل بريد إلكتروني وينتهك التعليمات وفقًا لمحتوى البريد الإلكتروني، ويتم توزيع البريد الإلكتروني على جميع الإدارات ذات الصلة حسب الأهمية.
- يستقبل جهاز الرد الآلي العديد من المكالمات المهمة لفهم من المتصل والغرض من المكالمة ثم يوجه المتصل إلى الوجهة التي يبحث عنها.
- يسجل جميع المكالمات التي تم إجراؤها ويسجل الأهداف من وراءها، والتي يتم عرضها بعد ذلك على المدير.
- كما نظم السكرتير التنفيذي جميع الاجتماعات في الشركة، وعند حجز الغرفة المناسبة، أرسل مجموعة من الدعوات لمن كان سيحضر هذه الاجتماعات.
- تحضير جدول الأعمال.
- اعداد كافة المواعيد والبيانات الخاصة بكل زائر للمدير.
اقرأ من هنا: معهد الكمبيوتر والمعلومات الخاص
أهداف خطة الدورة التدريبية للأمين التنفيذي ومسك السجلات
بعد أن تعرفنا على مفهوم السكرتارية التنفيذية وحفظ السجلات، سنتعرف على أهداف دوراتها التعليمية:
- فهم مفهوم السكرتير التنفيذي وأهميته في إدارة مكتب المنظمة.
- فهم واجبات السكرتير التنفيذي والمهام التي يجب أن يقوم بها السكرتير.
- فهم كيفية تحسين الإنتاجية في التواصل مع الآخرين والأولويات.
- تعلم كيفية التغلب على التسويف والتوتر بين كبار المديرين التنفيذيين.
- تنمية مهارات السكرتارية في إعداد وتنظيم الاجتماعات الناجحة.
- حدد المجال الذي يجب أن تسيطر عليه الأمانة العامة باعتباره إدارة المكتب الأعلى.
- تنمية مهارات الاتصال والقدرة على الابتكار بين الأمناء المتميزين.
- تعرف على 10 أخطاء في السكرتارية وكيفية تجنبها.
- تحديد المهارات التي يجب أن يمتلكها كبار المديرين.
- تنمية مهارات الاتصال لدى الأمناء المحترمين.
- تعلم مهارات كتابة التقارير والمذكرات ومحاضر الاجتماعات مع الأمناء المحترمين.
- الأنشطة العملية والأمثلة العملية المتعلقة بمهارات السكرتير التنفيذي.
محتوى مخطط الدورة
يعد الإلمام بمفهوم السكرتير التنفيذي وإدارة المكاتب جزءًا من التعرف على محتوى الدورات، وهي:
الوحدة 1: المفاهيم الأساسية للأمانة التنفيذية.
- مفهوم السكرتارية.
- معنى عمل السكرتير المسؤول.
- يتم تنفيذ العمل من قبل السكرتير المسؤول.
- مهارات وقدرات السكرتير التنفيذي
- الصفات الشخصية والعلمية للسكرتير التنفيذي.
- عشر وصايا للأمين التنفيذي الناجح.
- مقارنة أعمال السكرتارية في أوروبا وأمريكا واليابان والدول العربية.
الوحدة 2: يقوم السكرتير التنفيذي بإعداد وكتابة الرسائل والمذكرات والتقارير
- تحضير وكتابة الخطابات والمذكرات.
- إعداد وكتابة التقارير.
الوحدة 3: السكرتير التنفيذي والتحضير للاجتماع
- دور سكرتير على طائرة شراعية.
- دور السكرتير في اليوم السابق للاجتماع.
- دور السكرتير يوم الاجتماع.
- دور السكرتير خلال الاجتماع.
- دور سكرتير ما بعد الاجتماع.
الوحدة 4: السكرتارية التنفيذية، وإعداد المقابلة، وخدمات مكتب الزوار
- السكرتير والتحضير للمقابلة.
- السكرتير والعمل مع زوار المكتب.
الوحدة 5: السكرتير التنفيذي وإدارة الوقت.
- الأمين مفهوم إدارة الوقت.
- حقائق عن الوقت.
- مبادئ وأساسيات إدارة وقت السكرتير.
- كيف يخطط السكرتير لإدارة وقته اليومي.
- عوامل خارجية تضيع وقت السكرتيرة.
- عوامل داخلية تضيع وقت السكرتيرة.
- ما الذي يمكن أن يحصل عليه السكرتير من الوظيفة؟
الوحدة 6: السكرتير التنفيذي، مهارات الاتصال، التحدث الفعال والاستماع الجيد.
- مفهوم ونوع الاتصال.
- عناصر أو مكونات عملية الاتصال.
- أهمية التواصل مع الأمانة.
- مفهوم الكلام الفعال.
- كيف يطور السكرتارية مهارات التحدث الفعالة.
- مفهوم الاستماع.
- كيف يطور السكرتير مهارات الاستماع الجيدة؟
الوحدة 7: السكرتير التنفيذي والاتصال الهاتفي.
- القواعد العامة لعمل الأمانة عند استخدام الاتصالات الهاتفية
- تعليمات من الرئيس إلى السكرتير بشأن مسائل الاتصال الهاتفي.
- سكرتير وخدمة الاتصال.
- كيف يكمل السكرتير تحويل المكالمات الواردة إلى هاتف المدير.
- كيف يستجيب السكرتير في حالة عدم وجود رئيس.
- سكرتير وخدمة المكالمات الصادرة.
- كيفية ملء سجل اتصال السكرتير.
الوحدة الثامنة: السكرتير التنفيذي وكيفية التفاعل مع الآخرين.
- كيف تقابل الأشخاص الذين تتعامل معهم؟
- كيف يتفاعل السكرتير مع مشرفه؟
- كيف يتصرف السكرتير مع المرؤوسين؟
- كيف يعامل السكرتير الزملاء؟
- كيف يتصرف السكرتير مع العملاء؟
الوحدة 9: السكرتير التنفيذي وقواعد الإتيكيت
- سكرتير، مقدمة وقواعد التطبيق.
- قواعد السكرتير والمصافحة.
- أمين وقواعد المحادثة.
- سكرتير وأنظمة التدخين.
- قواعد السكرتير والابتسام والمقعد.
- أمين وقواعد الشكر والاعتذار.
- أمين وقواعد الإتيكيت.
- أمين وقواعد النظافة.
- آداب السكرتارية والرسمية.
الوحدة 10: تنفيذ الأمانة وقواعد البروتوكول
- الأمين وقواعد الأولوية.
- سكرتير وقواعد الاتصال الرسمية.
- سكرتير وقواعد الحفلات والمآدب.
- قواعد الزيارات الرسمية والسكرتارية.
- السكرتير واللوائح الغذائية.
- السكرتير والملابس.
اقرأ هنا: عمل المرأة في الإسلام بين الرفض والقبول
كانت هذه نظرة عامة على مفهوم السكرتير التنفيذي والسكرتير التنفيذي حيث يمكنك التعرف على أهمية السكرتارية والسكرتارية التنفيذية وأهم المهام والمسؤوليات التي يؤديها كل من السكرتير والسكرتير التنفيذي ودورات السكرتارية والسكرتارية التنفيذية وأكثرها أغراض ومحتوى مهم.