يعد تحديد المساعد الإداري ومسؤولياته الكاملة من أهم الأمور التي يحتاج الكثير من الناس إلى معرفتها بوضوح من أجل الحصول على رؤية صحيحة وواضحة للمهام التي يجب أن يؤديها هذا الشخص في عمله الإداري.
تعريف المساعد الاداري وواجباته كاملة
1- تعريف مساعد إداري
يعتبر الشخص الذي يشغل منصب المساعد الإداري هو حلقة الوصل بين المديرين والعملاء وهو المسؤول الوحيد عن استقبال الرسائل والرد على المكالمات الهاتفية والرد على استفسارات العملاء وطلباتهم على النحو الذي يراه مناسبًا وتنظيم المهام الإدارية.
2- اختصاصات المساعد الإداري
المساعد الإداري هو منصب مهم في أي منظمة ولديه العديد من المهام والمسؤوليات منها:
- استقبال الرسائل والمكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها لمن يهمه الأمر.
- الرد بشكل مناسب على استفسارات العملاء وطلباتهم.
- تدوين الملاحظات وترتيب الاجتماعات وإعداد غرف الاجتماعات.
- تنظيم عملية السفر وحجز التذاكر ووقت الرحلة.
- إعداد التقارير اليومية ومراجعة العروض المقدمة من العملاء.
- موقع أنظمة المكاتب المختلفة.
3- المهارات اللازمة لمساعد إداري
- يجب أن يكون على دراية بالنظم المكتبية والإدارية.
- يتمتع بشخصية اجتماعية وعلاقات جيدة ويعرف كيفية التواصل مع جميع الناس.
- لديه القدرة على كتابة تقارير العمل اليومية بطريقة ذكية ومنظمة.
- أن يكون بارعًا في المهام الإدارية، وأن يلتزم بالمواعيد النهائية ويكون قادرًا على تخطيط وتنظيم المهام الإدارية المختلفة.
- الالتزام بمتطلبات وتشريعات العمل.
4- متطلبات المساعد الإداري
- حاصل على دبلوم المدرسة الثانوية أو درجة جامعية، مثل درجة البكالوريوس أو البكالوريوس.
- أن يكون لديه الخبرة اللازمة في العمل الإداري.
5- اختصاصات المساعد الإداري
مسؤوليات المساعد الإداري كثيرة. لا تقتصر على أعمال السكرتارية، بل تمتد أيضًا إلى العديد من المهام الأخرى المتعلقة بأعمال المكتب التالية:
- يطلب المساعد الإداري المعدات اللازمة للعمليات السلسة، والبريد اليومي والأوراق للمشرف، ويلعب دورًا في تنظيم ساعات العمل بين المرؤوسين.
- في كثير من الأحيان يكون المساعد الإداري هو مصدر الأخبار والمعلومات داخل الشركة، لذلك يعمل أحيانًا نيابة عن أصحاب الشركة.
- غالبًا ما يشرف المساعد الإداري على أولئك الذين يعملون في قسم السكرتارية، وفي هذه الحالة يجب عليهم إعداد التقارير وتقديم عروض تقديمية منتظمة.
- يلعب المساعد الإداري دورًا مهمًا في مساعدة الموظفين الجدد من خلال الدورات التدريبية ويجب أن يكون لديه معرفة بمجموعة متنوعة من الأعمال الإدارية والمكتبية.
- يجب أن يكون المساعد الإداري شخصًا اجتماعيًا، لأن وظيفته تتطلب منه التعامل مع أنواع عديدة من الأفراد المختلفين، كما يجب أن يكون على دراية تامة بالعمل وإدارة الوقت ؛ قد يحق له العمل في أكثر من مشروع في نفس الوقت.
- يجب أن يمتلك شخصية قيادية حاسمة، ولديه القدرة على اتخاذ القرارات، والعمل المستقل هو أيضًا جزء من طبيعة عمله.
- يمكن التمييز بين الملفات المهمة التي يجب أن تبقى والملفات القديمة التي يجب التخلص منها، وكذلك رسائل البريد الإلكتروني والرسائل التي يمكن العمل عليها بشكل مباشر والملفات الأخرى التي يجب إرسالها إلى الإدارة.
- يجب أن يكون المساعد الإداري قادرًا على الكتابة والتواصل بشكل جيد ؛ بعد كل شيء، غالبًا ما يُطلب منه الرد على الرسائل والعمل مع قاعدة بيانات واحدة أو أخرى.
اقرأ من هنا: أساليب القيادة الفعالة
مهارات المساعد الإداري
على الرغم من أن معظم أعمال الإدارة تغطي مجموعة واسعة من واجبات العديد من الموظفين، إلا أن هناك بعض المهارات الخاصة التي يجب أن تتوفر في المساعد الإداري، والتي يجب أن تكون واضحة في سيرته الذاتية والتأكيد عليها في المحادثة أثناء المقابلة. ، يسمى:
- يمكن القول أن العمل في الإدارة من أكثر الوسائل أمانًا للعمل في أي مجال آخر ؛ ويتم ذلك من خلال دراسة البيئة التي يعمل فيها الموظف الإداري، ومن ثم يمكنه تعلم الكثير من المعلومات في مجاله وكيفية الوصول إلى أعلى المناصب.
- في عالم اليوم المليء بأجهزة الكمبيوتر والهواتف المحمولة الذكية، من الصعب العثور على شركة تتعامل بشكل أساسي خارج شبكة الكمبيوتر. يجب أن يكون لدى المساعد الإداري درجة عالية من المعلومات المتعلقة بالكمبيوتر، حتى لو كان مبتدئًا، وهذا يسهل عملية التعلم الخاصة به.
- يجب أن يكون المسؤول على دراية بأنظمة تشغيل الكمبيوتر الشائعة، وأن يفهم أساسيات برامج معالجة الكلمات المختلفة، وأن يكون لديه معرفة كافية بالإنترنت.
- تعد المعرفة الجيدة بالتكنولوجيا وأنظمة الكمبيوتر المختلفة إحدى المهارات المطلوبة للمساعد الإداري وتجعله ناجحًا في مجاله وقابل للتطوير.
اقرأ أيضًا هنا: المحاسبة المالية وإعداد التقارير
مهارات المساعد الإداري العام
- عادة ما يعتمد منصب المساعد الإداري على الاحتياجات اليومية لصاحب العمل، وفي بعض الحالات، عند مواجهة سوء الحظ، لا يتعامل الموظفون المبتدئون أحيانًا مع مهام العمل التي يؤديها الموظفون من الدرجات والمناصب العليا.
- على الرغم من أن المساعد الإداري يجب ألا يقبل فكرة تعرضه لسوء المعاملة من قبل الرئيس، إلا أنه يجب أن يتحلى بالصبر والحكمة في مثل هذه المواقف.
- هناك مجموعة أخرى من المهام الجانبية للمساعد الإداري وواجباته التي يجب أن تكون ملازمة له، خاصة في هذا العصر الرقمي الذي ينظم جميع المجالات تقريبًا، ومن بين هذه المهام ما يلي:
- الإلمام بأجهزة اليوم الرقمية وكيفية استخدامها، مثل استخدام أجهزة الفاكس والطابعات والماسحات الضوئية والهواتف التي تحتوي على أكثر من خط واحد، والتي أصبحت جميعها جزءًا لا يتجزأ من المكتب الحديث في جميع المجالات. .
- لا يحتاج الموظف إلى معرفة جميع أنواع وموديلات الأجهزة الحديثة، حيث أن لكل موقع مجموعة من الأجهزة التي تختلف في درجة تطورها وحداثتها النسبية، ولكن يكفي أن يعرف المعلومات الأساسية التي تسهل تدريبه. فترة وتقليل وقته.
- يمكن لمن يريد أن يزود نفسه بمعلومات أخرى أن يزور المتاجر التي تبيع هذه الأجهزة الرقمية أو يشتريها للتدريب، وهذا أحد أسباب نجاح كاتب إداري وتطوره السريع عبر الرتب.
اقرأ من هنا: خصائص خطاب الإدارة المرفق
المهارات التي يجب أن يمتلكها مساعد إداري ناجح
تحدثنا عن تعريف المساعد الإداري ومجموعة الواجبات الكاملة التي يجب أن يؤديها المساعد الإداري، ولكن هناك العديد من المهارات التي يجب أن يمتلكها المساعد الإداري الناجح، ومنها ما يلي:
- المهارات الفنية يجب أن يكون المساعد الإداري على دراية بجميع برامج الكمبيوتر الحديثة والرقمية وقادر على العمل مع قاعدة بيانات كبيرة والكتابة ومعالجة الكلمات.
- مهارات التواصل. يجب أن يتمتع المساعد الإداري الجيد بمهارات الاتصال والتعامل مع الآخرين، خاصة في الشركات الكبيرة التي بها العديد من الموظفين والعملاء، ويعتمد المساعد الإداري على الود لتحقيق ما تريده الشركة.
- كما يشرف المساعد الإداري على الموظفين الجدد الذين يعملون معه في نفس المكتب ويشرف على تدريبهم.
- المهارات التنظيمية يمكن للمساعد الإداري الناجح التعامل مع أدوار متعددة في وقت واحد ؛ لديه قدرة كبيرة على تنظيم الأفكار، ويحترم الوقت ويستخدمه بأفضل ما لديه من قدرات.
- قد يكون العمل كمساعد إداري مملًا لشخص ما ومثيرًا لشخص آخر، اعتمادًا على مكان العمل نفسه وعلاقة الموظف بالزملاء أو أصحاب العمل.
- يمكن أن يكون العمل في هذه الوظيفة هو أعلى رغبة لدى أي شخص، ويمكن أن يكون دافعًا لشخص آخر لتوسيع معلوماته وفرصه الوظيفية، للحصول على درجة واحترام عمله، مما يجعل الآخرين يحترمونه.
هنا قدمنا لكم هذا المقال عن تعريف المساعد الإداري ومسؤولياته الكاملة وكافة مهاراته التي يجب أن تتوفر فيه لتحقيق النجاح الذي يسعى إليه بشدة.