تعتبر الرسائل الرسمية في مصر مهمة للغاية حيث يتم استخدامها على نطاق واسع ومستمر في جميع الدوائر الحكومية، على الرغم من أن معظم الخدمات تتم إلكترونيًا، إلا أن الرسائل الرسمية من الأساسيات التي تتطلبها معظم المؤسسات.
الخطابات الرسمية في مصر
- يبحث الكثير من الناس عن الرسائل الرسمية في مصر عندما يحتاجون إلى تقديمها للعديد من الدوائر الحكومية، وهذه رسالة موجهة من شخص محتاج إلى الشخص المسؤول عن توفير تلك الحاجة.
- واستُخدمت الرسائل الرسمية من قبل جميع الجهات الحكومية منذ سنوات عديدة، وعلى الرغم من التطور التكنولوجي للعديد من الخدمات، إلا أن هذه الرسائل لا تزال تستخدم للحصول على بعض الخدمات.
- الغرض الأساسي من هذه الرسائل هو تقديمها للعديد من الجهات الحكومية، للحصول على موافقتهم الرسمية على الطلب المقدم في هذه الرسالة الرسمية.
- هناك العديد من الأشخاص الذين يكتبون هذه الرسائل بشكل أساسي بسبب تفوقهم في هذه الوظيفة، ولكن قد يحتاج البعض إلى كتابة رسالة بأنفسهم، لذا فإن معرفة أساسيات كتابة أحدها هو أحد أهم الأشياء التي يحتاجها الكثير من الناس.
انظر أيضًا: قالب انتباه الموظف وكيفية كتابته بشكل صحيح
أهمية الخطب الرسمية في مصر
- قد لا يدرك الكثير من الناس أهمية الرسائل الرسمية في مصر التي يقدمونها للجهات الحكومية، لكن أهميتها عالية جدًا ولا يمكن تجاوز هذه الرسائل الرسمية بأي حال من الأحوال.
- لأن هذا الخطاب يعتبر من الأساليب الرسمية الأساسية التي ساعدت في التواصل بين الشخص والمؤسسة، ولا يمكن الاستغناء عن طريقة الاتصال هذه بغض النظر عن التطور التكنولوجي الذي يحدث.
- من المهم أيضًا أن تعبر الرسائل الرسمية في مصر عن طريقة رسمية واحدة للتفاعل بين الأجهزة الحكومية، وكذلك التفاعلات بين المواطنين والمؤسسات، خاصة فيما يتعلق بالطلبات والشكاوى الرسمية.
- تعتبر الرسائل الرسمية مهمة أيضًا في مصر، مما يوفر الكثير من الوقت والجهد عند التعامل مع المؤسسات، ويسهل تذكرها في حالة الحاجة في أي وقت آخر.
شكل الخطابات الرسمية
- تختلف الرسائل الرسمية عن الأحرف العادية في شكلها الكتابي، حيث يجب أن تكون على ورق أبيض أو أصفر، أو يجب أن تحمل الورقة شعار المؤسسة التي يتم توجيه الرسالة إليها أو منها.
- من الضروري أيضًا كتابته إما على الكمبيوتر أو باليد فقط بقلم أزرق ويجب أن يكون بعيدًا عن الأسود والأحمر ويجب ألا يكون للورقة أي شكل أو نقش حتى على خلفية الورقة. .
- لذلك، يفضل أن يكون هذا النوع من الحروف مكتوبًا على جهاز كمبيوتر وطباعته على ورق A4، ولكن من الضروري أن يكون الخط المستخدم للكتابة بحجم 16 وبصيغة Arial.
- سواء كان مكتوبًا يدويًا أو على الكمبيوتر، يجب الحرص على تقسيم الحرف إلى فقرات ويجب ألا يُحاط الورق بأي حدود أو إطارات.
- بالنسبة للرسائل الرسمية، من المهم جدًا أن تبدأ الرسالة بعبارة “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته” وأن تنتهي الرسالة رسميًا وتعبر عن شكر وتقدير عظيمين قبل التوقيع على الرسالة وتاريخها.
انظر أيضًا: يتم توفير استمارة طلب مساعدة مالية جاهزة
كيفية كتابة الخطابات الرسمية للجهات الحكومية
يمكننا شرح الطريقة الصحيحة لكتابة الخطابات الرسمية من الجهات الحكومية بشرط أن تتم هذه الطريقة على شكل خطوات بسيطة تحتوي كل منها على جزء خاص من الخطاب يجب عرضه بالشكل الصحيح على النحو التالي:
1- بدء إلقاء الخطب الرسمية
أولاً، يجب أن يكون الشخص حريصًا على كتابة عنوانه الخاص، والتأكد من أن العنوان واضح وبالترتيب الرسمي الذي يعرفه، بدءًا من اسم الشارع وانتهاءً بالرمز البريدي، كل منهما في سطر منفصل.
2- العنوان الداخلي بخطابات رسمية
بعد الانتهاء من كتابة العنوان الشخصي لكاتب الرسالة يجب أن نترك مساحة كافية، ثم نكتب العنوان الموجه إليه بالضبط وبنفس الترتيب، وإذا كان موجهًا إلى شخص معين يتم كتابة اسمه.
3- التحية في الخطب الرسمية
بعد كتابة عناوين واضحة وموجزة، يجب أن تكون المرحلة الأساسية في جميع الرسائل الرسمية هي التحية، ويجب كتابتها بعد سطرين من العنوان.
4- محتوى الخطابات الرسمية
يعتبر محتوى الخطابات الرسمية من أهم الفقرات الأساسية، لأنه الغرض الأساسي من الخطاب، ويجب على الشخص أن يهتم بكتابته بشكل قصير وواضح، مع الحرص على اختيار الكلمات الدقيقة التي تعبر عن الخطاب. الموضوع.
5- الخاتمة في الخطب الرسمية
بعد الانتهاء من محتوى ومضمون الرسالة الرسمية، يجب أن نضع جملة بسيطة كخاتمة، والتي تشير إلى نهاية الرسالة والتي يجب أن تحتوي على الشكر للمرسل إليه.
6- التوقيع والختم في الخطابات الرسمية
بعد الانتهاء من الخطاب وشكر متلقي الرسالة يجب ترك سطرين ووضع توقيع الشخص الذي كتب الخطاب وختم المؤسسة إما فوق أو بجانب التوقيع حسب النموذج الرسمي. خطابات المؤسسة.
7- التاريخ في الخطب الرسمية
التاريخ هو آخر ما يتم كتابته قبل إرسال الخطاب مباشرة، ويجب كتابته بشكل مفصل مع ذكر اليوم والشهر والسنة، ويجب الحرص على كتابته، لأنه إذا تم الرد على الخطاب، ستكون هناك حاجة للجانب الآخر.
أنواع أشكال الخطابات الرسمية
تنقسم الرسائل الرسمية نفسها إلى نوعين رئيسيين، هناك خطابات رسمية تجارية وخطابات رسمية إدارية، ويختلف كل منهما اختلافًا كبيرًا عن الآخر على النحو التالي.
1- خطابات تجارية رسمية
- يحتوي هذا الخطاب التجاري على غرض وأسلوب وشكل يختلف اختلافًا كبيرًا عن الخطابات الإدارية حيث يتم استخدامها في الإعلانات الرسمية للعديد من إعلانات المنتجات التجارية.
- هو وجه الشركة التجارية نفسها، وفي البداية يحتوي على كافة المعلومات الخاصة بالشركة، ومن ثم يعرض جميع المنتجات في الشركة التي يعلن عنها للمرسل إليه.
- يجب أن يحتوي خطاب العمل الرسمي على الشعار الرسمي للشركة، ويجب أن يتضمن الخطاب رقم صندوق البريد للشركة، بالإضافة إلى رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني لتسهيل الاتصال.
2- خطابات رسمية إدارية
وتعتبر هذه الرسالة وسيلة اتصال رسمية مع جميع المؤسسات العامة، ويجب أن يتم ذلك بالشكل الذي أوضحناه، بشكل رسمي ودقيق، سواء كان بين المؤسسات العامة وبعضها أو بين المواطنين ومؤسسات الدولة.
نصائح لكتابة خطابات رسمية مناسبة
- هناك العديد من النصائح التي يجب على الشخص اتباعها عند كتابة الخطابات الرسمية حتى تكون هذه الرسائل صحيحة ولا يؤدي الخطأ فيها إلى انتهاك العديد من المصالح المتعلقة بالشخص نفسه.
- أن يختار الشخص الكلمات الواردة في الرسالة بدقة وأن كتابته مفهومة تمامًا وأن هذه الكلمات تعبر عن جزء كبير من محتوى الرسالة بغض النظر عما إذا كانت مرسلة إلى مؤسسة حكومية أو شركة.
- يهتم الشخص بالتأكد من أن جميع المعلومات المتعلقة به وما يتعلق بالرسالة دقيقة تمامًا وأن الأفكار الواردة في الرسالة واضحة.
- ينبغي للمرء أن يتوقع أن يكون الخطاب موضوعيًا للغاية وأن لا يتبع أسلوب التنقيحات الأدبية، بل أن يتبع الأسلوب النهائي في سرد جميع الأسئلة المتعلقة بالخطاب دون أي تغييرات.
انظر أيضًا: قالب خطاب طلب الوظيفة الجاهز بتنسيقات متعددة حسب المجال
تعرفنا في هذا المقال معكم على أهمية الرسائل الرسمية في مصر، وكذلك شكل هذه الرسائل والنصائح المتعلقة بكتابتها، إذ إذا كانت هذه الرسائل مكتوبة بشكل غير صحيح، فقد يواجه الشخص العديد من المشاكل، ورفضها و انتهاك مصالحه.