كيف يكتب التقرير وأنواعه؟ التقرير هو منهج علمي يقدم ملخصًا يحتوي على جميع الحقائق والبيانات للأدلة الصحيحة.
لكنها لا تستند إلى رأي الكاتب في موضوع التقرير، وتعتمد كتابته على المعلومات اللازمة المتعلقة بنوع التقرير من تقديم المعلومات.
الأمر واضح وبسيط وسنذكرك في هذا المقال بكيفية كتابة التقرير وأنواعه.
كيفية كتابة التقرير وأنواعه
يعد اتباع نهج منظم عند الكتابة أحد الإرشادات العامة المهمة التي يجب معرفتها عند كتابة تقرير. في السطور التالية، نقدم لك العديد من المؤشرات والإرشادات التي تجعل عملية الكتابة أسهل، وإليك التفاصيل:
- يجب جمع المعلومات الهامة وأهداف التقرير.
- يجب أن يكون النص خاليًا من الأخطاء النحوية لإعطاء القارئ عرضًا كاملاً للتقرير.
- التقرير بسيط وواسع المعرفة في جميع جوانب الموضوع.
- يجب وضع التقرير في ملف لطيف للحفاظ على المستندات في حالة تلفها.
- يجب تضمين كافة الارتباطات والمصادر الخاصة بالتقرير وتكوينها.
- فهرس بالمواضيع المهمة الرئيسية المذكورة في التقرير.
تعتمد كيفية كتابة التقرير على العناصر الرئيسية للتقرير، وهي:
مقدمة
هذا من العناصر المهمة لكتابة التقرير ويحتوي على مقدمة للموضوع وتفاصيله.
وكذلك الأهداف التي يجب تحديدها في المسار المترابط لرسم الصورة المصغرة للتقرير.
عنوان
هذا هو أحد عناصر كتابة التقرير لأنه يحتوي على جميع الحقائق والمعلومات التي تم جمعها فيه وكل المعلومات مكتوبة بطريقة متماسكة ومنظمة.
النهاية
يعتبر العنصر الأخير في كتابة التقرير وله دور في تزويد القارئ بنظرة عامة موجزة.
إلى موضوع التقرير، مع ضرورة تأكيد جميع النتائج التي تمت كتابتها في التقرير.
كتابة المسودات
هذه هي النسخة الأولية لكتابة التقرير وتتميز بالتعديل والاتفاق، لذلك يجب اتباع جميع التعليمات التي تطلبها الهيئة.
تم تصميم التقرير ليتم إرساله إليه، مثل الهوامش وحجم الخط وجدول المحتويات وصفحة العنوان.
لذلك من الضروري أن يتم ذكر ما جاء في التقرير بشكل مبسط في المقدمة والأهداف والاستنتاجات.
يستحسن أن تذكر جميع الأدلة والشروح الخاصة بالمعلومات الواردة في التقرير.
الإبلاغ عن مراجعة
تحتوي هذه الخطوة على نظرة عامة على جميع خطوات كتابة التقرير، ونذكرك بالعديد من النصائح لمراجعة ناجحة للتقرير، وهي:
- يجب فحص الأخطاء الإملائية.
- اقرأ كل الجمل من الغلاف للغلاف.
- استيفاء كافة المتطلبات لما هو مكتوب في التقرير.
- يطلب المؤلف مساعدة مدقق خارجي للتحقق من دقة المراجع.
راجع أيضًا: كيفية كتابة تقرير مفصل
أنواع التقارير
تعتبر كتابة التقارير إحدى القضايا المهمة لتوفير المعلومات. بدلاً من ذلك، تختلف التقارير عن بعضها البعض ولها أغراض مختلفة في الكتابة. إذن هناك خمسة أنواع رئيسية من التقارير وهي:
رسائل غير رسمية
لذلك، هناك نوعان رئيسيان من التقارير غير الرسمية، قصير وطويل، يحتوي كل منهما على المكونات الرئيسية التالية:
- المقدمة (تحتوي المقدمة على العنوان والغرض من التقرير والنقاط الرئيسية للتقرير).
- مناقشة (تحتوي على جميع أقسام مناقشة الشرح والنتائج).
- الخلاصة (استنتاجات التقرير وستفي بالغرض الرئيسي للتقرير).
- ومع ذلك، تحتوي التقارير الأطول على العديد من عناصر التنسيق الإضافية، مثل الرسوم البيانية والعناوين الفرعية والرموز النقطية والجداول.
تقرير أخبار
- هذا أحد أنواع التفسيرات لسبب ظهور الأخبار، ويستخدم على نطاق واسع في وسائل الإعلام.
- يقدم التقرير كافة المعلومات بشكل دقيق وكاف في كافة المجالات الاقتصادية والسياسية والاجتماعية.
تقرير البحث
- إنه نوع يدور حول موضوع معين يتم استكشافه.
- تكمن الأهمية الخاصة للتقرير البحثي في أنه يختصر التقارير التي تحتوي على نصوص طويلة.
- وكذلك النصوص الموجودة في الفقرات المختصرة بحيث تكون كاملة لجميع المعلومات المتعلقة بالدراسة.
تقرير الإدارة
- البروتوكول الإداري هو أحد أنواع البروتوكولات التي تحتوي على جميع المعلومات.
- المتعلقة بمشاكل محددة بالإضافة إلى تقديم تحليل منطقي لتلك المشاكل.
- يقدم التقرير الإداري حلولاً لهذه المشكلات حيث يوفر التقرير المستندات والصور لإرسالها إلى السلطة المختصة.
اقرأ أيضًا: كيفية كتابة تقرير مسح التربة pdf
التقارير الرسمية
لذلك فهي تعتبر من الأمثلة الشهيرة للتقارير الرسمية وهي عبارة عن أطروحة بحثية وتتضمن تعليمات واضحة عن كل ما تحتويه الرسالة وتحتوي على كل مما يلي:
- نشر خطاب أو مذكرة، بما في ذلك ملخص ونظرة عامة وأي شيء وارد في التقرير.
- الصفحة التي كتب عليها العنوان.
- ملخص.
- جداول المحتويات.
- المقدمة
- موضوع التقرير.
- استنتاج.
- جدول المصدر.
- ملحقات.
التقارير الدورية
لذلك فإن التقارير الدورية هي وسيلة لإيصال المعلومات للمديرين وخاصة المعلومات المتعلقة بكل من: الإنجازات والقرارات المتخذة والأهداف المحققة، ويتميز هذا النوع بالشمول والموجز ويتكون من النقاط الرئيسية:
- اسم وعنوان يحددان نوع التقرير والفترة الزمنية المرتبطة به.
- تاريخ التقديم، مع مراعاة كتابة التقرير على النحو التالي: نموذج ونموذج محدد.
- الإنجازات في الوقت الحالي، مع إضافة جميع الأهداف والإنجازات المستقبلية المتوقعة.
يمكنك أيضًا مشاهدة: كيفية التسجيل للحصول على إنجاز
تقارير الفحص والصيانة
إليك عدد المرات التي يتم فيها إنشاء تقارير الصيانة والتفتيش لفحص العقارات والمباني، سواء كانت سكنية أو تجارية. يتكون هذا النوع من التقارير من:
- ملخص.
- عنوان.
- النتائج حسب الموضوع.
- ملحقات.
تقرير التطور
لذلك، يتكون هذا النوع من التقارير من:
- رأس يحتوي على معلومات تعريف للتقرير.
- غالبًا ما يتم كتابة الملخصات التنفيذية للجمهور ويتم تقديمها لكبار المديرين التنفيذيين الذين لديهم وقت محدود.
- شرح لحالة العمل، بالإضافة إلى وصف لتفاصيل التقدم والإنجازات خلال فترة زمنية معينة.
- الخلاصة، وتحتوي على المعلومات الموجودة في شرح حالة العمل، ولكنها في أصغر التفاصيل.
- فترة التقرير التالية، إذا كانت أسبوعية أو شهرية أو غير ذلك، مع مراعاة دقة البيانات.
أهمية التقرير
- التقارير هي وسيلة لنقل المعلومات وكذلك الاتصال.
- تعتمد كتابة التقرير على تحليل البيانات والبحث ومن ثم تقديمه كمعلومات.
- كما تغطي التقارير مجموعة واسعة من القضايا والموضوعات ثم تعرضها بشكل واضح ومختصر.
- إنه ينطوي على ترتيب المعلومات وتنظيمها جيدًا حتى يتمكن القارئ من فهم تلك المعلومات واستخدامها جيدًا.
- يركز التقرير على ثلاث نقاط رئيسية: (الجزء الذي سيُكتب التقرير من أجله، والغرض من الكتابة.
- نوع البيانات والمعلومات التي يريد الكاتب نقلها للقارئ، فتختلف أنواع التقارير وطرق الكتابة.
أنظر أيضا: تقرير الخاتمة
ميزات كتابة التقرير
كتابة تقرير له العديد من الخصائص التي يجب أخذها في الاعتبار عند إنشاء التقرير.
لذلك، من أجل إعداد تقرير مفيد ومناسب، نقدم الخصائص المهمة التي يجب اتباعها في عملية الكتابة، وهي:
- أثناء كتابة تقريرك، يجب أن تركز على جميع المعلومات حول القيامة.
- يجب أن يكون سطر الموضوع دقيقًا وغير مضلل.
- اكتب بعناية حتى لا تربك القارئ.
- كما يجب تقديم جميع المعلومات بشكل مختصر ومبسط، دون تأخير في الشرح، حتى لا يضيع وقت القارئ.
في نهاية هذا المقال شرحنا كيفية كتابة التقرير وأنواعه، والنقاط المهمة المدرجة في نوع التقرير، وقد ذكرنا خصائص كتابة التقارير وشرحنا أهمية التقرير.