كيفية كتابة تقرير مفصل في حياتنا العملية، هناك العديد من المجالات المهمة التي تتطلب أحيانًا إعداد تقرير محدد عنها لتحديد أهميتها وجوانبها السلبية.
ويبحث الكثير منا عن كيفية كتابة تقرير مفصل حتى يتمكن من تحقيق أهدافه من وراء كتابة التقرير من خلال شرح شيء محدد حول موضوع مهم لمجموعة من الأشخاص
معنى التقرير
- يعد التقرير من أهم أدوات البحث المستخدمة في جمع كمية كبيرة من المعلومات.
- بيانات مهمة عن موضوع معين تهم شخص معين في أحد المجالات الإدارية.
- المجالات التقنية والقانونية والطبية وغيرها من مجالات الحياة.
- يتم ذلك وفقًا لعدة معايير خاصة بالمجال الذي يجب إعداد التقرير من أجله، من أجل نقل هذه التقارير إلى الشخص المسؤول.
- من خلال التقرير، يمكنك معرفة إيجابيات وسلبيات المنطقة التي تبحث عنها للحصول على صورة واضحة عنها.
انظر أيضًا: خطوات كتابة بحث جامعي
شروط كتابة التقرير
كتابة تقرير له عدة أساسيات وقواعد عامة يجب اتباعها وعدم إهمالها عند كتابة تقرير معين. ومن أهم هذه الشروط ما يلي:
- يجب أن يكون التقرير المراد كتابته واضحًا وسهل القراءة حتى يتمكن المرء من فهم ما بداخله بسهولة دون ارتباك أو تعقيد.
- عند كتابة تقرير، يجب أن تتأكد دائمًا من أنه موجز، دون اللجوء إلى التكرار.
- من أجل تحقيق الهدف المحدد في الاتصال، من الضروري معرفة إيجابيات وسلبيات موضوع البحث.
- عند إعداد تقرير، يجب عليك التأكد من أنه يحتوي على بيانات شاملة عن مجال البحث.
- من أجل تحقيق هدفه – توضيح مجال البحث بشكل عميق وواضح.
- أهم شرط يجب أن تضعه في اعتبارك عند كتابة تقرير عن شيء معين هو أنه يجب أن يكون دقيقًا.
- وصحيح من مصادر موثوقة للحفاظ على الثقة في البيانات الواردة فيه.
الغرض من إعداد التقرير
هناك العديد من الأهداف التي يجب تحقيقها من خلال كتابة التقارير. ربما يكون الغرض من التقرير هو شرح شيء معين للشخص المهتم بهذا التقرير، أو إقناع العميل بشيء معين وأغراض مهمة أخرى، والتي سنشرحها أدناه:
- قد يكون الغرض من إعداد تقرير هو إبلاغ الطرف المعني بمسألة معينة، ويتم ذلك فقط من خلال إعداد تقرير حول هذا الموضوع.
- ربما يكون الغرض من التقرير هو مجموعة من الأشخاص لديهم شيء معين أو منتج معين لبيعه في مجال تسويق المنتج.
- الغرض الأكثر أهمية من التقرير هو تقديم دراسة حول منطقة معينة أو إعداد دراسة حول موضوع معين لصالح الأشخاص في مجال عملهم.
شكل التقرير العام
هناك شكل عام أو هيكل معين يجب مراعاته عند إعداد تقرير محدد، ومن أهم مكونات النموذج العام للتقرير ما يلي:
- في البداية، يتم إعداد مقدمة للتقرير تحتوي على جدول محتويات يركز حوله موضوع التقرير والغرض منه، وملخصًا عامًا لفكرته.
- بعد ذلك يتم إعداد متن التقرير الذي يحتوي على المعلومات الهامة المتعلقة بالتقرير والحقائق الواقعية.
- تم العثور عليها في موضوع البحث وكذلك الجداول والرسوم البيانية التي تظهر بعض الأشياء المهمة.
- يوجد داخل التقرير إيجابيات وسلبيات موضوع البحث والقضايا المهمة الأخرى المتعلقة بمجال البحث.
- وفي نهاية التقرير هناك خاتمة تتضمن بعض التوصيات المهمة حول موضوع التقرير والنتائج المحققة في موضوع البحث.
مراحل إعداد التقرير
هناك بعض الخطوات الأساسية التي تدخل في إعداد أي تقرير وهي كالتالي:
- المرحلة الأولى التي يمر بها التقرير هي إعداد متن التقرير والمعلومات والبيانات المهمة التي سيتم تضمينها فيه.
- ثم ينظم الشكل العام للتقرير ويبنيه وفق معايير الشكل العام التي تم توضيحها في النقاط السابقة.
- كتابة محتوى التقرير بطريقة منظمة ومنظمة حتى يتمكن المهتمون من فهم المعلومات الواردة فيه بسهولة.
- بعد كتابة التقرير وتنظيمه، توجد خطوة مهمة وهي مرحلة فحص التقرير بحثًا عن الأخطاء وتصحيحها قبل إرسالها.
- الخطوة الأخيرة في إعداد أي تقرير هي إنهاء النموذج العام للتقرير ثم طباعته وإرساله لمن يحتاج إليه.
انظر أيضًا: البحث عن قواعد الكتابة وأقسامها
خطوات كتابة التقرير
هناك عدة خطوات مهمة يجب مراعاتها عند إعداد التقارير بحيث يكون التقرير في شكل معقول ومقبول للمستفيد دون أي لبس أو تعقيدات. ومن أهم هذه الخطوات ما يلي:
- الخطوة الأولى التي يجب عليك اتخاذها في كتابة أي تقرير، بغض النظر عن نوعه أو مجاله، هي جمع معلومات وبيانات كافية حول موضوع البحث لكتابتها وتنظيمها.
- تأكد من أن الأفكار الرئيسية مرتبة بشكل متسق في متن التقرير حتى لا يواجه القارئ مشكلة في فهم محتوى التقرير.
- يجب الانتباه إلى كتابة مسودة أولية لتنظيم الأفكار قبل كتابتها في النهاية في التقرير.
- من خلال إعداد مسودة وقراءتها للتأكد من أهمية البيانات التي تحتوي عليها، يمكنك تدوينها في تقرير مرة واحدة وإلى الأبد.
- بعد ذلك، ستقرأ التقرير الذي أعددته للعثور على أي خطأ لغوي في التقرير.
- هذا للتأكد من أن التقرير في تنسيق صوتي للقارئ دون الشعور بالملل أو التعقيد مع المعلومات الواردة في محتوى التقرير.
- ثم يكتب محتوى التقرير حتى يجد أخطاء إملائية، مثل نسيان حرف.
- أو زيادة الحرف في كلمة معينة وتصحيحه بحيث يكون التقرير صحيحًا وبدون أخطاء إملائية.
- الخطوة الأخيرة هي تحديد نوع الخط وشكل التقرير واختيار نوع الطباعة المناسب للتقرير.
نصائح مهمة يجب وضعها في الاعتبار عند إعداد تقرير
هناك بعض النصائح المهمة التي يجب مراعاتها عند إعداد أي تقرير حتى يكون سليمًا وكاملاً وشاملاً. تتضمن هذه النصائح ما يلي:
- يجب السعي إلى دقة وصدق المعلومات عند إعداد تقرير محدد حول أي موضوع، بغض النظر عن نوعه والصناعة.
- احتفظ دائمًا بالمعلومات بسيطة حتى يكون التقرير ممتعًا لمن يقرؤه.
- لكن عليك توخي الحذر والابتعاد عن الشكل السردي عند إعداد تقاريرك حتى لا تمييع قيمتها أو الغرض المقصود منها.
- يجب أن تكون موضوعيًا وغير متحيز أثناء كتابة تقرير معين وأن تكون خالٍ تمامًا من التحيز تجاه رأي معين.
- أو رغبتك الشخصية في شيء ما يجعل التقرير أكثر مصداقية للقارئ.
- احتفظ دائمًا بالتقرير ببداية ومحتوى وخاتمة مفيدة ومثيرة للاهتمام.
- يجب عليك تتبع النقاط في تقريرك وإدراجها بطريقة منظمة ومتماسكة، وكذلك استخدام علامات الترقيم وتجزئة الموضوع بشكل صحيح.
- الحفاظ على وضوح الكلمات عند الكتابة وتجنب استخدام الرموز أو الإشارات غير الواضحة في التقرير.
- تأكد دائمًا من عدم وجود أخطاء إملائية في التقرير، والتي يمكن أن تغير معنى الخطاب وتجعله غير واضح.
- يمكنك تضمين شرح رسومي لفكرة داخل تقرير لتسهيل فهم القارئ لشيء معين، أو شرح فكرة معينة داخل تقرير.
- يجب عليك إعداد التقرير وتنسيقه بطريقة منظمة من الناحية الجمالية وتقديمه لأولئك الذين قد يكونون معنيين، في الوقت المناسب لتقديم التقرير.
راجع أيضًا: خطوات سهلة لكتابة بحث وبحث قانوني
في هذه المقالة، شرحنا بالتفصيل كيفية كتابة تقرير، بالإضافة إلى بعض النصائح المهمة التي يجب مراعاتها عند إعداد التقارير. وفي النهاية، نأمل أن نكون قد قدمنا لك معلومات مهمة حول كتابة تقرير جيد بدون الأخطاء وهذا يتبع الشكل العام لكتابة وإعداد التقارير.