تحديد أولويات الوقت وإدارته يتم التعبير عن أهمية الوقت من خلال وعي الفرد بقيمة استثمار الوقت، وتحديد الأولويات ضمن دوافعه ومسؤولياته واستثماراته وثقافته المختلفة.
وبالتالي، يمكن تعريف الوقت بأنه مقدار الوقت المتاح الذي يساعد في تحقيق الأهداف المهمة التي نسعى إليها في حياتنا.
أهمية الوقت
- الحفاظ على التوازن بين احتياجات الجسم والروح والعقل والحياة الشخصية ومتطلبات العمل الذي يعتمد عليه نجاح العمل.
- علاوة على ذلك، فإن أهمية الوقت محدودة بقدرة الشخص على عدم إضاعة الوقت في عمل عديم الفائدة.
- وهذا يؤدي إلى الإدارة المثلى للوقت من خلال التخطيط الجيد والتنظيم والرقابة والتنسيق والتحفيز لتحقيق الهدف في الوقت المحدد.
- الوقت هو حياة الإنسان وحياته، والحياة محدودة ولا يمكن زيادتها بأي شكل من الأشكال، لذا فأنت بحاجة إلى معرفة كيفية استخدامه وإدارته بدقة وكمال.
- الوقت يمر بسرعة وبنفس الوتيرة، وعملية استعادته مستحيلة.
- الوقت مورد نادر لا يمكن تجميعه أو تفويضه، ولا يمكن إرجاع ما ذهب.
- لا يجوز تخزينها أو تبادلها أو إقراضها أو نسخها أو إنتاجها بأي طريقة أخرى.
- مورد محدد ينتمي إلى جميع الأشخاص بالتساوي.
- كيف يتم استخدام الوقت هو الذي يحدد درجة التقدم في الحياة وكذلك الإنجازات التي تم تحقيقها.
- هذا هو ما يمكنك قياس استخدام الوقت به، والإنجازات الأكبر دليل على الاستخدام الجيد للوقت.
- إن العنصر الأساسي لتقدم الدول هو كيفية استغلال الوقت وعدم إهداره.
- يمكنك إنشاء الموارد وتحسين الإنتاجية وخفض التكاليف من خلال إدارة الوقت بشكل جيد.
إدارة الوقت
- يسعى الإنسان دائمًا لتحقيق النجاح والكمال، خاصةً لأنه دائمًا ما يتم إعطاؤه خيارًا من العديد من التجارب التي تحقق هدفه.
- من أفضل الطرق لتحقيق الهدف هو خط مستقيم يعتمد على التنظيم وجدولة الوقت بين الأهم والأكثر أهمية.
- إذا كان الاختيار عبارة عن ملخص لأولويات الإدارة، فهذا يعني ترتيب الأشياء وفقًا لأهميتها.
- التوفيق بين ما يريد الإنسان القيام به مع المسؤوليات التي تقع على عاتقه.
- يمكن الشعور بالمشاكل أثناء اتخاذ القرارات اليومية وتستمر طوال الحياة.
- أيضًا، من السهل اتخاذ القرارات عندما يتعلق الأمر بالاختيار بين الخير والشر.
- أظهرت العديد من الدراسات أن الساعة وحدها ليست قادرة على إدارة الحياة للأفضل.
- لكن يجب علينا أن نفهم أفضل ما في حياتنا وأن نوجهها إليه لتضع حياتنا في الاتجاه الصحيح.
- ارتبط مفهوم إدارة الوقت بالعمل الإداري، وأصبح أحد محاور الإدارة الحديثة.
- لذلك، تم دمج كلمتي الإدارة والوقت في كلمة واحدة لتوضيح علاقتهما.
- والتي تشمل تحقيق الأهداف التنظيمية لتحقيق طريق النجاح فيها من خلال الاستثمار الجيد للوقت.
فوائد إدارة الوقت
- استثمار مثالي لحياتنا.
- يساعد في الحصول على الرضا وتحقيق الذات.
- ينظم ويحسن بين متطلبات العمل، خاصة عندما يكون هناك العديد منها.
- يتجنب الازدواجية والارتباك عند أداء المهام.
- يساعدنا في التخطيط للمستقبل.
- يحقق سرعة الأداء مع دقة التسليم والتكاليف المنخفضة.
- ينظم ويحسن استخدام الجهد المطبق.
مضيعة للوقت
يمكن تعريف ضياع الوقت بأنه أي شيء يمنع تحقيق الأهداف بشكل فعال، بالإضافة إلى إساءة استخدام الوقت من خلالها، ويتم تقديمها في النقاط التالية:
- محاولة القيام بأشياء كثيرة في وقت واحد.
- جهد مزدوج.
- يساهم الترتيب السيئ للمصابيح في إضاعة الوقت.
- اترك المهام غير منتهية.
- تشتيت المرئيات والضوضاء.
- الاجتماعات والتجمعات عديمة الفائدة، الأسرة أو غير ذلك.
- التسويف والتردد في اتخاذ القرار.
- مكالمات هاتفية عديمة الفائدة.
- المراسلات المفرطة.
- البدء دون وضع خطط أو التفكير في دعم الأهداف.
- انتبه إلى المهام الروتينية غير المهمة.
- تراكم الأوراق وكثرتها واضطرابها.
- يسمى تعيين أشخاص غير أكفاء لأداء عمل بالتفويض غير الفعال.
أنواع الوقت
هناك نوعان من الوقت في حياتنا:
- النوع الأول يعتمد على الوقت الذي يصعب تنظيمه أو إدارته أو الاستفادة منه بخلاف ما تم تخصيصه له.
- هذا هو الوقت الذي نقضيه في حياتنا الأساسية، مثل النوم، والأكل، والراحة، والعلاقات الأسرية والاجتماعية المهمة، ويعتبر وقتًا لا يفيدنا.
- النوع الثاني هو الوقت الذي يمكن تنظيمه وإدارته، وهو الوقت الذي تخصصه للعمل والحياة الخاصة.
- في هذا النوع، تكمن المشكلة الكبرى مع الوقت في الاستفادة منه على أفضل وجه.
خطوات ومبادئ الإدارة الناجحة للوقت
- مراجعة الأهداف والخطط والأولويات: تتمثل إحدى المهام الأساسية لإدارة الوقت في أنه يجب على المرء مراجعة أهدافه وخططه وأولوياته لأنه بدون أهداف واضحة وخطط وأولويات معقولة، لا يمكن تنظيم الوقت.
- الحفاظ على خطة زمنية أو برنامج عمل لتحقيق الأهداف على مستوى موجز وتحديد العمل والمهام والمسؤوليات التي يجب إكمالها وتواريخ البدء والانتهاء لهذا الإنجاز والمواعيد النهائية الشخصية.
- الاهتمام بوضع قائمة يومية بالإنجازات مما يساعد الشخص في حالة النسيان أو الكسل في المهام اليومية.
- إغلاق المخارج التي يمكنك من خلالها الابتعاد عن المسؤوليات التي خططت للقيام بها، بالإضافة إلى أهمية معرفة عواقب الهروب من السلبية والإيجابية.
- لا تستسلم للأمور العاجلة وغير الضرورية، لأنها تجعل من الشخص أداة في البرنامج وأولويات الآخرين وتحرمه من كفاءة وقته وبالتالي يضعف تحديد أهدافه وأولوياته، ويقلل من تنظيمه وإدارته من أجل نفسه.
تقنيات إدارة الوقت
- إنها ذات أهمية كبيرة لإدارة الوقت، لأنها تحدد طبيعة العمل بشكل عام، ولها أيضًا دور مهم في تحديد طبيعة العلاقات القائمة بين أعضاء المنظمة.
- من خلال الطريقة أو الأساليب التي يستخدمها الرئيس لإدارة الوقت وخاصة في العمل الرسمي.
- أو إدارة وقته أثناء العمل، والذي يعتمد غالبًا على قدراته ومعتقداته الشخصية.
أسلوب الإدارة الذاتية
- مفهوم الإدارة الذاتية هو وجود فلسفة معينة ونهج معين طوره مدير إداري.
- ما يسمح له بتطوير الفرص والقدرات والمهارات الفردية لتحقيق أعظم الإنجازات.
- أفضل النتائج على المستوى الشخصي أو على مستوى المنظمة ككل.
تعتمد الإدارة الذاتية على مستوى الواقعية لدى الأفراد وانطباعاتهم ومعتقداتهم عن أنفسهم، وكذلك الحاجة إلى توفير بيئة مناسبة، وتشتمل الإدارة الذاتية على عدة مكونات أهمها:
- الحفاظ على التكوين السليم للجسم وضمان بعض الصفات الشخصية المميزة للإنسان.
- يوفر المعرفة والمهارات الاجتماعية والبصرية اللازمة للتواصل والتواصل والمناقشة مع الآخرين.
- يوفر هذا مرونة كافية للتكيف والتكيف مع التغييرات المختلفة التي يواجهها المدير.
- تكمن أهمية الإدارة الذاتية في تركيزها على حاجة المسؤول إلى فهم الأهداف التي يسعى إلى تحقيقها ومعرفة الأنشطة التي يقوم بها والطرق التي يستخدمها لتحقيق تلك الأهداف.
أما الإدارة الحصرية فهي تتمثل في عمل المدير من خلال تكليف مساعديه بحل المشكلة واتخاذ قرار بشأنها حسب درجة تعقيدها.
يعتبر هذا شكلاً من أشكال التفويض حيث يساعد هذا النموذج في تخفيف العبء الإداري على المدير المسؤول عن العمل وتحويل جزء من سلطته أو بعض الأمور الإدارية إلى أحد مرؤوسيه.
شريطة أن يسمح القانون والمفوض بسلطة أداء العمل تحت إشراف الرئيس، يتم إثبات قدرة المديرين على استخدام أفضل الإمكانات لتحسين الإنتاجية من خلال إدارة الوقت وتقنيات الإدارة.
وفي الختام أوضح المقال كيفية استغلال الوقت وتنظيم إدارته وتوفير الوقت والتغلب على إهدار الوقت الذي يضعف من تحقيق الأعمال وتحقيق الأهداف المهمة.