يُطلق على التخطيط الإداري النشاط الأول والأكثر أهمية للعملية الإدارية في أي منظمة لأنه يبدأ بتحديد الأهداف وتحديد الأولويات واستخدام الموارد المتاحة.
لتحقيق الأهداف المرجوة وتحقيق نتائج إيجابية في العملية الإدارية، فإن عملية التخطيط هي عملية تعاونية تتطلب التعاون والدعم لتحقيق المصالح المشتركة.
في هذه العملية، من الضروري تحديد الإجراءات التي سيتم تنفيذها، ويجب أن تكون مرحلة التنفيذ مفهومة بوضوح وفي حالة حدوث أي طارئ، اتبع جميع التفاصيل في مقالتنا المميزة دائمًا.
أهمية التخطيط الإداري
- تساعد خطة الإدارة في صياغة خطة عمل واضحة وفقًا لمعايير واضحة لتحقيق سهل ومنظم لأهداف المنظمة.
- وبالتالي، فإن توجيه طاقة المديرين والموظفين لأداء العمل في إطار الخطة المقترحة، والتخطيط يساعد على إيجاد حلول بديلة.
- في حالة حدوث أي طارئ في المستقبل (مما قد يعيق سير الأعمال).
- وبالتالي تزداد ثقة المديرين وثقتهم في استمرارية عملهم.
- عملية التخطيط تجعل كل الأشياء والأهداف واضحة ولا لبس فيها، مما يساعد على تحقيق الأهداف.
- دون إهدار أو إهدار أي عمالة أو موارد مادية.
- كما أنه يوفر فرصًا للموظفين والعاملين للابتكار والإبداع في العمل.
اقرأ أيضًا: ما هي ريادة الأعمال الاجتماعية؟
مراحل التخطيط الإداري
يتكون التخطيط الإداري من عدة مراحل، منها ما يلي:
يضع اهداف
- يتطلب التخطيط تحديد الأهداف والغايات المراد تحقيقها لأنه يجعل عملية العمل وتنفيذ الخطة أكثر منطقية.
- كما أنه يساعد على توجيه العمل والطاقة بشكل فعال، مع التركيز على النتيجة النهائية المراد تحقيقها.
- يحدد عدد العمال والأجور المعروضة والوحدات المنتجة، إلخ.
إنشاء مواقع التخطيط:
- الأماكن المخططة هي رؤية لمستقبل الأحداث الكبرى، فهي أساس خطة الإدارة.
- حسنًا، من حيث الإدارة، يعرف الناس بالفعل.
- كما أنهم يتجنبون عمليات العقبات والمشاكل التي قد يواجهونها.
أقترح مسار عمل بديل:
- يجب تحديد إجراءات سير العمل البديلة وتقييمها بناءً على الموارد المتاحة والأهداف المرجوة.
- كما تحدد نتائجه الإيجابية والسلبية.
- وفقط بعد التحقق من مزاياها وعيوبها والنتائج المتوقعة، يمكنك تحديد البدائل.
إنشاء خطط إضافية:
- هذه هي الخطط الفرعية التي تساعد في تحقيق الخطة الرئيسية.
- كما أنها مصممة لدعم وتسريع تحقيق الخطة الأساسية.
- توضح هذه الخطط الجداول الزمنية لإكمال المهام المختلفة.
خلق بيئة تعاونية:
- من خلال إشراك المرؤوسين في عملية صنع القرار لزيادة الثقة بينهم.
- بهذه الطريقة، يتم إنشاء بيئة تعاونية.
- بعد كل شيء، سيؤثر على الموظفين ويزيد من اهتمامهم بتنفيذ الخطة.
رصد وتقييم:
- بعد تنفيذ الخطة، سيتم إجراء المراقبة والتقييم.
- بناءً على المعلومات والآراء الواردة من الموظفين المعنيين.
- حتى تتمكن الإدارة من تعديل الخطة والتعامل معها.
خصائص التخطيط الإداري
التخطيط الإداري له الخصائص التالية:
- التخطيط هو وظيفة أساسية للإدارة: عملية التخطيط هي الأساس للإدارة الناجحة.
- لأنه يعتبر مؤشرا على الكفاءة الاقتصادية في فترة زمنية معينة.
- التخطيط عملية فكرية: التخطيط هو الدعم الفكري والمنطقي لجميع عمليات الإدارة الأخرى.
- بعد كل شيء، تخطيط العمليات الإدارية يتطلب براعة وعقل قوي.
- التخطيط هو عملية مستمرة: عندما يتم وضع خطة، بعد وضع الخطة وتنفيذها، يجب وضع خطة أخرى.
- في حالة الطوارئ، يجب على المنظمة تطوير خطة عمل للطوارئ.
- هذا يجعل العمل سلسًا حتى تتمكن المنظمة من التعامل مع جميع التغييرات الممكنة في المشكلة.
- التخطيط هو أيضًا عملية واسعة النطاق: التخطيط ليس فقط وظيفة للإدارة العليا ولكن أيضًا لجميع مستويات إدارة الشركة.
- حيث يتم وضع خطة لكل مرحلة إدارية تتناسب مع المهام المحددة.
- مما يساعد على تلبية المتطلبات بشكل شامل لإتمام العمل.
- التخطيط عملية مرنة: يجب أن تتكيف عملية التخطيط مع التغييرات والطوارئ، وتستند الخطط الأخرى إلى التغييرات الحالية.
- في بعض الأحيان يتعين على المنظمة تغيير مسار العمل وجميع الخطط بشكل جذري.
- علاوة على ذلك، فإن التخطيط هو عملية تعتمد على التنبؤ بالمستقبل: يجب أن يكون لدى المنظمة رؤية وتوقعات واضحة للمستقبل.
- لذلك، من الضروري تطوير خطة عمل تلبي هذه التوقعات.
أنواع التخطيط الإداري
هناك عدة أنواع من الخطط التي يمكن استخدامها لتحديد المهام المراد تخطيطها، وهي كالتالي:
- التخطيط التشغيلي: يصف هذا النوع من التخطيط الإدارة اليومية للشركة والأحداث اليومية التي تتعرض لها.
- يمكن أن تكون لمرة واحدة مثل حملة تسويقية.
- هذا هو التخطيط الاستراتيجي: نوع من التخطيط الإداري الذي يصف سبب حدوث الأشياء من خلال نظرة عامة عالية المستوى على العمل بأكمله.
- مما يؤدي إلى حلول طويلة الأمد.
- التخطيط للطوارئ: هذا نوع من التخطيط يصف تطوير خطط الطوارئ.
- التي تتطلب تغييرات سريعة لمواكبة وتيرة العمل دون توقف.
- وأيضًا التخطيط التكتيكي: هذا النوع من التخطيط يدور حول الوضع المستقبلي.
- لأن هذا النوع يدعم التخطيط الاستراتيجي ويحقق المحتوى المحدد فيه.
أسباب استخدام المديرين للتخطيط الإداري
يستخدم المسؤولون التخطيط الإداري لعدة أسباب، بما في ذلك:
- توجيه كافة المواد المتاحة لتحقيق الأهداف المشتركة، وفي ظل عدم وجود خطط وأهداف واضحة.
- ستعمل بطريقة فوضوية وغير منظمة، بعيدًا عن المستقبل.
- التغلب على أزمة الموارد هو التحدي الرئيسي للمنظمة ؛ وهذا يعني زيادة الإنتاج باستخدام موارد بشرية ومادية ومالية محدودة.
- جمع التوقعات والتغيرات المحتملة وكيفية التعامل معها.
- نحن نمر بمرحلة من عدم اليقين الجزئي والكامل في الموارد الاقتصادية.
قد تكون مهتمًا أيضًا بـ: ما هي إدارة الأعمال التطبيقية؟
شروط التخطيط الإداري الناجح
- توضيح الأهداف وجعل الهدف واضحا وصحيحا، وإعداد النتائج المتوقعة والجداول الزمنية بوضوح.
- التزام جميع منفذي المنظمة بنفس المخطط طوال عملية التخطيط.
- صحة المعلومات والإحصاءات التي تعكس الواقع الحالي.
- بعد كل شيء، يرتبط الفشل في تحقيق الهدف المنشود بالتنبؤات العشوائية القائمة على الحقائق الذاتية.
- يوفر الواقعية بحيث يمكن تحقيق الأهداف وفقًا للبيانات الحالية ضمن الإمكانات المتاحة.
- يجب أن يكون الاهتمام بكفاءة الهيئات الإدارية عالياً، لذلك من الضروري الانتباه إلى العامل البشري.
- ما هو أساس التدريب العلمي والفني في عملية تنفيذ الخطة.
- البدائل والأولويات تحتاج إلى تحديد الأولويات واختيار البدائل المناسبة لتنفيذ الخطة.
- ماذا يعني نجاحه.
- البساطة: هذا لتسهيل الفهم والفهم من قبل كل من ينفذ عملية التخطيط.
مزايا التخطيط الإداري
- يساعد في تحقيق الهدف المنشود.
- كما أنه يساعد في الحفاظ على التنسيق بين جميع أنواع المؤسسات.
- المشاركة في دعم نمو وتطوير مهارات المدير.
- هذا يساعد على تحقيق أفضل استثمار في العمالة والموارد المادية.
- يدعم التخطيط الإدارة في التكيف مع عوامل محددة للبيئة الخارجية.
- مثل التطور التكنولوجي وطبيعة السوق.
معوقات التخطيط الإداري
- إذا لم تكن هناك مرونة في الخطط.
- الالتزام غير الكافي بعملية التخطيط.
- من الصعب الحصول على تنبؤات دقيقة فيما يتعلق بالمتغيرات البيئية في الأداء التنظيمي.
- زيادة تكلفة عملية التخطيط.
- من الصعب الحصول على معلومات موثوقة وكافية لعملية التخطيط.
- يقاوم بعض الأفراد والمديرين التنفيذيين في المؤسسة أحيانًا عملية التخطيط.
- لأنها عملية تهدف إلى التغيير والابتكار والتطوير.
أنظر أيضا: جامعة القاهرة قسم إدارة الأعمال
لقد قدمنا لك بعض المعلومات المهمة حول مبادئ تخطيط إدارة الأعمال من خلال موقع جديد اليومة، فأنت بخير.