كيفية إرسال بريد إلكتروني إلى شركة في السابق، كان من الصعب على الشركات إرسال بعض الرسائل أو الملفات.
سواء كان ذلك للموظفين أو العملاء أو الأشخاص الآخرين المشاركين في هذا العمل.
بعد الوصول إلى البريد الإلكتروني، أصبح عمل الاتصالات المهنية أسهل بكثير.
الإخطار بأي طلب وإرسال الرسائل والملفات أمر بسيط ولا يتطلب وقتًا وجهدًا.
ولكن عندما تكتب بريدًا إلكترونيًا، خاصةً رسالة رسمية، لشركة أو عميل أو غيرهما، فهناك بعض الخطوات التي يتعين عليك اتخاذها.
لمعرفة هذه الخطوات خطوة بخطوة حول كيفية كتابة البريد الإلكتروني وتنسيقه بشكل صحيح وكيفية إرساله، اتبع هذه المقالة.
كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا لشركة
ابدأ بتحية مهنية
- للبدء، يجب أن يبدأ البريد الإلكتروني بتحية احترافية مكتوبة جيدًا.
- البداية من أهم الأمور التي يجب الاهتمام بها، لأنها ما يجذب الانتباه.
- على سبيل المثال، نستخدم الاسم الأخير للشخص الذي سيتلقى الرسالة، ولكن بشكل رسمي فقط.
- على سبيل المثال، إذا كانت الرسالة باللغة العربية، فسنكتب عزيزي السيدة برس.
- إذا كانت الرسالة باللغة الإنجليزية، فسنكتب Dear MS Prize.
- في حالة عدم معرفة اسم الشخص الذي ستراسله، يمكن أن يحدث هذا دائمًا عند الحصول على وظيفة.
- من الأفضل البحث عن اسم مدير التوظيف أو الشخص الذي يتوقع أن يتلقى الرسالة.
- عند حل هذه المهمة، يمكنك الاعتماد على LinkedIn، لأنها مصدر ثقة كبير.
- وإذا أجرينا بحثًا ولم نعثر على نتيجة ولم نعثر على اسم، فيمكننا استخدام المسمى الوظيفي للشخص الذي تتصل به.
- على سبيل المثال، عزيزي مدير التوظيف.
- يمكنك ايضا استخدام اسم الشركة او كتابة فريق مثلا عزيزي فريق امازون اذا كانت الرسالة باللغة العربية.
- إذا كان باللغة الإنجليزية، نكتب عزيزي Amazon Innovation
راجع أيضًا: ماذا يعني CC في رسالة بريد إلكتروني؟
اشرح الغرض بوضوح
- من أساسيات إرسال بريد إلكتروني أن تكون واضحًا بشأن الغرض منه بطريقة بسيطة ومحددة لتسهيل الأمر على المستلم.
- لأن هذا البريد الإلكتروني يُقرأ عادةً بين الاجتماعات في وقت قصير جدًا وبسرعة كبيرة.
- لذلك من الضروري الحرص على تقصير الجمل وجعلها قصيرة وواضحة.
- يجب أن تبدأ مناقشة الموضوع الرئيسي مباشرة.
- هناك جمل تختصر الكثير من الكلمات وتساعد في نقل المحتوى.
- واحدة من أهم هذه الجمل هي الجملة التي أكتبها للاستفسار.
- وأنا أكتب الجملة في الرابط.
- جملة تشير إلى.
- في حالة احتواء هذا البريد الإلكتروني الذي نرسله على بعض المعلومات وتتطلب هذه المعلومات بعض الإجراءات من مستلم البريد الإلكتروني، فيجب توضيح ذلك بمساعدة بعض العبارات مثل الجملة “هل يمكنك إلقاء نظرة على هذا” .
استخدم المفردات الصحيحة
- يجب أن نحرص على استخدام جميع المفردات بشكل صحيح وصحيح.
- يجب أن تستخدم جميع الصناعات العديد من الكلمات الخاصة المختلفة.
- يجب أن تكون رسالة البريد الإلكتروني إلى متخصصي تكنولوجيا المعلومات مختلفة تمامًا عن الرسالة الشخصية المرسلة إلى الطبيب.
- لذلك، من الضروري البحث عن جميع المفردات المتعلقة بالمجال المتعلق بمحتوى الرسالة، واستخدامها بطريقة مناسبة ووضعها في المكان المناسب.
لقد اخترنا لك أيضًا: البحث عبر البريد الإلكتروني في Gmail
اجعل الرسالة قصيرة
- عند كتابة رسالة بريد إلكتروني، من المهم جدًا التركيز على جعلها موجزة.
- أي دون الخوض في أي تفاصيل غير مهمة وطويلة.
- ذلك لأن هذه المنشورات مصممة من الألف إلى الياء للقراءة السريعة.
- حيث يُقرأ، ينتقل من مكان إلى آخر.
- ولكن يجب أن يكون واضحًا أيضًا، لأن أفضل الكلام هو ما يقال ويفعل.
- بالإضافة إلى ذلك، فإن اختصار الرسالة سيساعد في تجنب الأخطاء الإملائية.
- خاصة إذا كانت هذه الرسائل باللغة الإنجليزية.
انتهي بأدب
- أخيرًا، يجب أن ننهي هذه الرسالة بأدب.
- يوصى أيضًا بختم الرسائل ببعض العبارات والملاحظات المهذبة في شكل الجملة “شكرًا لك على مساعدتك” إذا كانت الرسالة باللغة العربية.
- إذا كان مكتوبًا باللغة الإنجليزية، فسيظهر شكرًا على مساعدتك.
- أو جملة، إذا كانت الرسالة باللغة العربية، ولكن إذا كانت باللغة الإنجليزية، فأنا أتطلع إلى الاستماع منك.
- يمكن أن تنتهي مع جزيل الشكر.
- هو بيع بالجملة مع خالص التقدير.
مراجعة جيدة
- يجب أن تتم قراءة البريد الإلكتروني عدة مرات، ويفضل أن يكون ذلك بصوت عالٍ، حيث يساعد ذلك على اكتشاف الخطأ بشكل أسرع وأسهل.
- يمكن أيضًا استخدام القاموس للمساعدة في تحديد الخطأ.
- أي أنه يجب مراجعتها بعناية بحثًا عن الأخطاء سواء كانت إملائية أو نحوية وتصحيحها.
- هذا قبل النقر فوق حقل الإرسال.
كيفية إرسال بريد إلكتروني على Gmail
- أولاً، نفتح gmail عن طريق تسجيل الدخول (تسجيل الدخول) إلى حساب gmail الخاص بنا.
- ثم نضغط على خيار الكتابة، وبالتالي ستفتح نافذة إنشاء رسالة جديدة نكتب فيها الرسالة التي نريد إرسالها.
- ثم نضغط على حقل “إلى”.
- ثم نكتب عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي سنرسل إليه الرسالة.
- من الممكن إرسال نسخة وتكون نسخة طبق الأصل (CC).
- من الممكن أيضًا إرسال نسخة (نسخة مخفية الوجهة) إلى أشخاص بخلاف المستلم الأساسي للرسالة.
- يتم ذلك عن طريق النقر فوق الخيار (نسخة مخفية الوجهة) أو (نسخة).
- يمكنك أيضًا إضافة عنوان الشخص الذي يتلقى الرسالة.
- إذا كان في جهات الاتصال، فسنضغط على الخيار إلى (إلى).
- ثم نختار إحدى جهات الاتصال التي نريد إرسال رسالة إليها.
- ثم انقر فوق الزر “إدراج”.
- ثم نكتب محتوى الرسالة أي. موضوع في المجال (الموضوع).
- يمكن أن يكون هذا الحقل مفيدًا بعدة طرق، أهمها إعطاء مستلم الرسالة فكرة أولية سريعة عن محتوى الرسالة الرئيسية.
- يساعد هذا الحقل أيضًا مستلم الرسالة في تصنيف جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم.
- ومع ذلك، يمكن تجاوز هذه الخطوة تمامًا ولا يتم ملء هذا الحقل وسيتم إرسال الرسالة بشكل طبيعي بدونها.
- ثم نقوم بكتابة نص الرسالة في الحقل الرئيسي الذي يظهر على شاشة الجهاز.
- وتجدر الإشارة إلى أنه يمكننا التحكم في سلوك العديد من التنسيقات المختلفة لنص الرسالة، مثل تغيير حجم الخط ولونه.
- وإدراج الترقيم والنقاط والتنسيقات الأخرى، ويتم ذلك بطريقة يمكن أن تكون مشابهة للطريقة التي يتم بها تنسيق ملفات Word.
- ثم نضغط على زر الإرسال واللغة الإنجليزية (إرسال) باللون الأزرق.
وظائف البريد الإلكتروني
- من أهم الميزات إرسال رسالة واحدة إلى عدد كبير من المستلمين.
- يمكنك أيضًا إرسال رسالة تحتوي على نص مكتوب أو صوت أو إرسال مقاطع فيديو أو صور أو خرائط.
- النقل سريع ولا يستغرق وقتًا طويلاً للإرسال، وقد يستغرق بضع ثوانٍ فقط للوصول إلى الشخص الذي يتم الإرسال إليه.
- هناك العديد من الميزات الأخرى.
لا تفوت هذا: كيفية إرسال بريد إلكتروني
في نهاية مقالنا حول كيفية إرسال بريد إلكتروني إلى شركة، تم تقديم عدة خطوات لك.
لمساعدتنا في كتابة الرسالة بشكل صحيح وواضح.
لقد شرحت لك أيضًا كيفية إرسال بريد إلكتروني عبر gmail.
نتمنى من الله تعالى أن ينال هذا المقال إعجابكم وأن نكون قادرين على الإفادة بكم.
نأمل منكم مشاركة هذا المقال على وسائل التواصل الاجتماعي ومع أصدقائك وأقاربك.
لمعرفة المزيد حول مدى سهولة وبساطة إرسال رسائل البريد الإلكتروني، نتركك تحت حماية الله وأمانه.